Polityka prywatności Panelu Klienta

Usługi biznesowe HeroSwipe | Wersja 1.0 | Data wejścia w życie: 6 października 2026 r.

1. Zakres Polityki

Polityka dotyczy osób korzystających z Panelu HeroSwipe w imieniu Klienta biznesowego, w tym administratorów konta organizacji, użytkowników zespołu, użytkowników subkont agencyjnych, osób kontaktowych, osób odpowiedzialnych za rozliczenia oraz osób korzystających z integracji i funkcji Hero A/B lub Hero Content+.

Polityka nie zastępuje informacji o prywatności dla testerów HeroSwipe ani informacji dotyczącej samej strony internetowej. Jeżeli Klient powierza HeroSwipe dane osobowe swoich klientów, pracowników, kontrahentów lub innych osób w celu realizacji Usług, zasady przetwarzania takich danych mogą być dodatkowo określone w umowie powierzenia przetwarzania danych (DPA).

2. Administrator danych i kontakt

Administratorem danych osobowych opisanych w niniejszej Polityce - w zakresie, w jakim HeroSwipe samodzielnie określa cele i sposoby ich przetwarzania - jest HEROSWIPE spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, ul. Ignacego Mościckiego 1, 24-110 Puławy, Polska, KRS 0001184316, NIP 5214126072 („HeroSwipe”, „my”, „nas”).

W sprawach dotyczących prywatności możesz skontaktować się z nami pod adresem: [email protected].

Jeżeli w przyszłości wyznaczymy inspektora ochrony danych lub inny dedykowany punkt kontaktowy wymagany przepisami, zaktualizujemy niniejszą Politykę i podamy odpowiednie dane kontaktowe.

3. Kiedy HeroSwipe jest administratorem, a kiedy podmiotem przetwarzającym

HeroSwipe działa jako administrator m.in. w odniesieniu do danych potrzebnych do założenia i obsługi konta organizacji, uwierzytelniania, bezpieczeństwa, rozliczeń, wystawiania faktur, obsługi kontaktu i reklamacji, analityki własnej Usług oraz - w zakresie zgodnym z prawem - rozwoju i trenowania własnych modeli AI/ML.

Jeżeli Klient przekazuje do Panelu dane osobowe, dla których sam określa cele i sposoby przetwarzania, a HeroSwipe przetwarza je wyłącznie w celu wykonania Usługi i na udokumentowane polecenie Klienta, HeroSwipe może działać jako podmiot przetwarzający. W takim przypadku zastosowanie ma DPA, jeżeli jest wymagane przez RODO.

Jeżeli HeroSwipe wykorzystuje dane osobowe zawarte w Materiałach Klienta do własnego, odrębnie określonego celu - np. do rozwoju własnych modeli - rola HeroSwipe dla tego konkretnego procesu jest oceniana odrębnie. Sam DPA nie stanowi podstawy do wykorzystywania danych osobowych do własnych celów HeroSwipe.

4. Jakie dane przetwarzamy

4.1. Dane konta i organizacji

• imię i nazwisko, firmowy adres e-mail, nazwa stanowiska lub rola w organizacji, jeżeli są podane;
• identyfikator użytkownika, identyfikator organizacji, informacje o roli i uprawnieniach w Panelu;
• nazwa firmy, kraj/region, dane rozliczeniowe, identyfikatory podatkowe i informacje potrzebne do obsługi planu lub zamówienia;
• informacje o zaproszeniach do zespołu, administratorach, subkontach oraz przypisaniu użytkownika do organizacji lub klienta agencyjnego.

4.2. Dane techniczne, bezpieczeństwa i korzystania z Panelu

• adres IP, typ urządzenia, system operacyjny, przeglądarka, język, identyfikatory sesji i uwierzytelniania;
• logi dostępu, zdarzenia bezpieczeństwa, informacje o błędach, awariach i próbach nadużyć;
• informacje o korzystaniu z funkcji Panelu, np. tworzeniu testów, imporcie listingów, generowaniu contentu, eksportach, publikacji i użyciu integracji.

4.3. Dane rozliczeniowe i handlowe

• wybrany plan, zamówienia, pakiety głosów, dodatki, waluta, status płatności i informacje potrzebne do wystawienia faktury;
• historia transakcji i rozliczeń w zakresie potrzebnym do księgowości, obsługi płatności i reklamacji;
• nie przechowujemy pełnych danych kart płatniczych, jeżeli płatność jest obsługiwana przez zewnętrznego dostawcę płatności.

4.4. Materiały Klienta i dane z Usług

• dane produktów, zdjęcia, grafiki, pliki, listingi, teksty, znaki towarowe, logotypy i pytania badawcze;
• dane importowane z obsługiwanych marketplace lub innych integracji, w zakresie autoryzowanym przez Klienta;
• wyniki testów, ustawienia badań, odpowiedzi dodatkowe, zagregowane informacje demograficzne i analityka dostępna w Hero A/B;
• prompty, instrukcje, dane wejściowe, wygenerowane treści, wersje robocze, oceny jakości i dane o użyciu Hero Content+;
• dane pochodne, takie jak reprezentacje, cechy, embeddingi, etykiety, statystyki, metryki i inne elementy tworzone podczas analizy lub rozwoju modeli.

4.5. Dane integracji marketplace

W zależności od integracji możemy przetwarzać identyfikatory konta sprzedawcy, identyfikatory sklepu lub marketplace, tokeny dostępu lub odświeżania, zakres udzielonych uprawnień, identyfikatory produktów/SKU, dane listingów oraz techniczne statusy importu i publikacji. Zakres zależy od uprawnień udzielonych przez Klienta i możliwości konkretnego API.

4.6. Korespondencja i wsparcie

Przetwarzamy treść wiadomości, zgłoszeń wsparcia, reklamacji, pytań handlowych, informacji o problemach technicznych oraz historię działań podjętych w celu ich obsługi.

5. Skąd otrzymujemy dane

• bezpośrednio od użytkownika Panelu lub od Klienta, który zaprasza użytkownika do organizacji;
• automatycznie z Panelu, urządzenia i systemów bezpieczeństwa podczas korzystania z Usług;
• od marketplace i innych dostawców integracji po udzieleniu przez Klienta odpowiednich uprawnień;
• od dostawców płatności, hostingu, poczty, wsparcia, bezpieczeństwa lub innych podmiotów działających na nasze zlecenie;
• z Materiałów Klienta i danych powstających w wyniku wykonywania Usług.

6. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Poniższa tabela opisuje główne cele, dla których HeroSwipe działa jako administrator. W odniesieniu do danych przetwarzanych wyłącznie jako procesor stosujemy instrukcje Klienta i DPA.

Cel	Jak wykorzystujemy dane	Podstawa prawna
Rejestracja i obsługa konta organizacji	utworzenie konta, logowanie, role i uprawnienia, zarządzanie zespołem i dostępem do Usług	art. 6 ust. 1 lit. b RODO - wykonanie umowy; w przypadku użytkownika działającego dla Klienta także art. 6 ust. 1 lit. f
Realizacja Hero A/B i Hero Content+	obsługa zleceń, testów, generowania treści, raportów, eksportów oraz funkcji Panelu	art. 6 ust. 1 lit. b RODO; jeżeli dane są przetwarzane w imieniu Klienta - zgodnie z DPA
Integracje marketplace	autoryzacja połączeń, import danych, synchronizacja i publikacja zatwierdzonych treści	art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz uprawnienia udzielone w ramach integracji
Rozliczenia i faktury	obsługa płatności, wystawianie dokumentów księgowych, rozliczenia i kontrola należności	art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO
Bezpieczeństwo i przeciwdziałanie nadużyciom	ochrona kont, wykrywanie nieautoryzowanego dostępu, naruszeń, botów i prób obejścia zabezpieczeń	art. 6 ust. 1 lit. f RODO - uzasadniony interes w ochronie Usług, klientów i testerów
Wsparcie, reklamacje i roszczenia	obsługa zgłoszeń, dokumentowanie spraw, ustalanie, dochodzenie lub obrona roszczeń	art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f RODO zależnie od sprawy
Rozwój, trenowanie i ulepszanie AI/ML	wykorzystanie Materiałów Klienta, danych o korzystaniu z Usług i treści wygenerowanych w Panelu do rozwijania, trenowania, dostrajania, testowania, oceniania i ulepszania modeli, rekomendacji i analityki HeroSwipe	co do zasady art. 6 ust. 1 lit. f RODO w odniesieniu do danych osobowych, po ocenie konieczności i równowagi interesów; zgoda lub inna podstawa, jeżeli wymagana w konkretnym przypadku
Analityka produktu	pomiar użycia funkcji, jakości, wydajności i skuteczności Usług	art. 6 ust. 1 lit. f dla analityki niezbędnej/ograniczonej; art. 6 ust. 1 lit. a, jeżeli użycie opcjonalnych technologii wymaga zgody
Marketing B2B i informacje handlowe	wysyłanie informacji o ofercie, aktualizacjach i promocjach w zakresie dozwolonym prawem	art. 6 ust. 1 lit. f RODO oraz wymagane zgody wynikające z przepisów o komunikacji elektronicznej, jeżeli mają zastosowanie

Jeżeli opieramy się na prawnie uzasadnionym interesie, oceniamy cel, konieczność przetwarzania oraz wpływ na prawa i wolności osób, których dane dotyczą. W przypadku rozwoju AI/ML staramy się ograniczać wykorzystanie danych osobowych do zakresu potrzebnego do danego celu oraz stosować agregację, pseudonimizację, usuwanie bezpośrednich identyfikatorów lub anonimizację, gdy jest to możliwe i adekwatne.

7. Rozwój modeli AI/ML na Materiałach Klienta

Zgodnie z Regulaminem Panelu Klienta HeroSwipe może wykorzystywać Materiały Klienta, w tym zdjęcia, grafiki, listingi, dane produktów, teksty, wyniki testów, zagregowane wyniki badań, dane o sposobie korzystania z Usług oraz content wygenerowany lub przetworzony w Panelu, do rozwoju własnych modeli i funkcji AI/ML.

W tym celu możemy tworzyć kopie robocze, zbiory treningowe, reprezentacje, cechy, embeddingi, statystyki, etykiety i inne dane pochodne. Modele i funkcje rozwinięte w ten sposób mogą być następnie używane także przy świadczeniu Usług innym klientom, przy czym nie oznacza to prawa do publicznego udostępniania surowych, niepublicznych Materiałów Klienta.

Jeżeli dane wykorzystywane do rozwoju modeli są danymi osobowymi, nadal stosuje się RODO. Samo włączenie danych do procesu treningowego nie powoduje automatycznie ich anonimizacji. Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, osoba, której dane dotyczą, może wnieść sprzeciw na zasadach opisanych w sekcji 13.

Po zakończeniu umowy anonimowe lub zagregowane zbiory, metryki, reprezentacje oraz parametry i wagi modeli, które nie stanowią danych osobowych i nie pozwalają w rozsądny sposób odtworzyć niepublicznych Materiałów Klienta, mogą być nadal przechowywane i wykorzystywane.

8. Integracje marketplace i dostawcy zewnętrzni

Połączenie konta marketplace z HeroSwipe może powodować wymianę danych pomiędzy HeroSwipe a danym marketplace zgodnie z zakresem autoryzacji udzielonej przez Klienta. Klient może cofnąć dostęp zgodnie z funkcjami Panelu lub ustawieniami danego dostawcy, przy czym cofnięcie może wyłączyć funkcje zależne od integracji.

Marketplace lub inny dostawca integracji może działać jako odrębny administrator danych w odniesieniu do własnych procesów. Jego przetwarzanie podlega jego własnym zasadom prywatności i warunkom.

9. Komu ujawniamy dane

Dostęp do danych otrzymują wyłącznie osoby i podmioty, które potrzebują ich do określonego celu. W zależności od używanej funkcji mogą to być:

• upoważnieni pracownicy i współpracownicy HeroSwipe;
• dostawcy hostingu, chmury, baz danych, przechowywania plików, kopii zapasowych, uwierzytelniania i bezpieczeństwa;
• dostawcy poczty elektronicznej, wsparcia, monitorowania błędów, analityki i narzędzi pomiarowych;
• dostawcy płatności, księgowości i fakturowania;
• marketplace i dostawcy integracji, w zakresie wynikającym z autoryzacji Klienta;
• dostawcy infrastruktury lub narzędzi AI/ML uczestniczący w przetwarzaniu danych na potrzeby modeli HeroSwipe;
• doradcy prawni, księgowi, audytorzy, ubezpieczyciele, organy publiczne i sądy, gdy ujawnienie jest wymagane lub uzasadnione prawem.

Podmioty przetwarzające działają na podstawie odpowiednich umów i naszych instrukcji. Jeżeli odbiorca działa jako niezależny administrator, odpowiada za własne przetwarzanie danych.

10. Przekazywanie danych poza EOG

HeroSwipe ma siedzibę w Polsce, jednak część dostawców lub ich podwykonawców może przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG), w tym przez zdalny dostęp do systemów.

Jeżeli dochodzi do przekazania danych do państwa trzeciego, stosujemy mechanizm przewidziany w rozdziale V RODO, np. decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony albo odpowiednie zabezpieczenia, takie jak standardowe klauzule umowne, wraz z dodatkowymi środkami, jeżeli są potrzebne. Informacje o zabezpieczeniach można uzyskać, pisząc na [email protected].

11. Technologie Panelu, pamięć urządzenia i analityka

Panel może zapisywać lub odczytywać informacje na urządzeniu użytkownika w zakresie potrzebnym do logowania, bezpieczeństwa, utrzymania sesji, zapamiętania ustawień i realizacji funkcji wyraźnie żądanych przez użytkownika.

Jeżeli wdrożymy opcjonalne technologie analityczne, reklamowe lub pomiarowe, które nie są niezbędne do działania Panelu i wymagają zgody, uruchomimy je dopiero po uzyskaniu wymaganej zgody. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

12. Jak długo przechowujemy dane

Przechowujemy dane tylko tak długo, jak jest to potrzebne do danego celu, a następnie je usuwamy lub nieodwracalnie anonimizujemy, chyba że prawo pozwala lub nakazuje zachować określone informacje dłużej.

Rodzaj danych	Okres lub kryterium przechowywania
Dane konta użytkownika i organizacji	Przez okres aktywności konta i obowiązywania umowy; następnie przez okres potrzebny do rozliczeń, bezpieczeństwa i obrony roszczeń, w minimalnym niezbędnym zakresie.
Materiały Klienta i dane operacyjne Usług	Przez czas potrzebny do świadczenia Usług i utrzymania konta, a po zakończeniu - do czasu usunięcia lub anonimizacji zgodnie z umową, DPA, obowiązkiem prawnym lub uzasadnioną potrzebą operacyjną.
Dane używane w rozwoju AI/ML	Dane osobowe w aktywnych zbiorach modelowych przechowujemy tylko tak długo, jak jest to konieczne do celu rozwoju i oceny modeli oraz zgodne z właściwą podstawą prawną. Dane zanonimizowane, zagregowane oraz parametry modeli niebędące danymi osobowymi mogą być przechowywane dłużej.
Dane integracji i tokeny dostępu	Do czasu odłączenia integracji, wygaśnięcia uprawnień albo ustania potrzeby technicznej, z zastrzeżeniem krótkiego okresu potrzebnego do bezpiecznego wycofania połączenia i rozliczenia operacji.
Dokumenty rozliczeniowe i księgowe	Przez okres wymagany przez właściwe przepisy podatkowe, rachunkowe i inne obowiązki prawne.
Rutynowe logi techniczne i bezpieczeństwa	Co do zasady do 30 dni od zdarzenia. Dane związane z konkretnym incydentem, nadużyciem lub sporem mogą być przechowywane dłużej w zakresie potrzebnym do jego wyjaśnienia.
Kopie zapasowe	Usunięte dane mogą pozostawać w ograniczonych kopiach awaryjnych do czasu ich nadpisania lub bezpiecznego wygaśnięcia, nie dłużej niż 90 dni od usunięcia z systemów bieżących, chyba że określony zapis musi być zachowany na odrębnej podstawie prawnej.
Marketing i sprzeciwy	Zgody - do ich wycofania lub zakończenia danego kanału. Minimalny zapis o sprzeciwie lub wycofaniu zgody możemy przechowywać dłużej, aby nie wznowić niechcianej komunikacji i wykazać zgodność.
Zgłoszenia, reklamacje i roszczenia	Przez czas obsługi sprawy oraz następnie w minimalnym zakresie przez właściwy okres przedawnienia lub czas trwania postępowania.

13. Twoje prawa

Jeżeli RODO ma zastosowanie do danego procesu, przysługują Ci - w granicach określonych przepisami - prawa do:

• dostępu do swoich danych i uzyskania ich kopii;
• sprostowania danych nieprawidłowych i uzupełnienia danych niekompletnych;
• usunięcia danych w przypadkach przewidzianych prawem;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych, gdy przetwarzanie jest zautomatyzowane i opiera się na zgodzie lub umowie;
• wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w tym - gdy ma to zastosowanie - wobec wykorzystywania Twoich danych osobowych do rozwoju modeli AI/ML;
• bezwarunkowego sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego, w tym związanego z nim profilowania.

Żądanie możesz wysłać na [email protected]. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu jednego miesiąca, z możliwością przedłużenia w przypadkach przewidzianych przez RODO.

Jeżeli przetwarzamy Twoje dane wyłącznie jako podmiot przetwarzający działający dla Klienta, możemy przekazać żądanie właściwemu Klientowi lub wspierać go w jego realizacji zgodnie z DPA.

14. Skarga do organu nadzorczego

Masz prawo wnieść skargę do właściwego organu ochrony danych, w szczególności w państwie EOG swojego zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca domniemanego naruszenia.

W Polsce organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa.

15. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w tym kontrolę dostępu, uwierzytelnianie, ograniczanie uprawnień, zabezpieczenia transmisji, monitorowanie zdarzeń bezpieczeństwa, kopie zapasowe i kontrolowaną retencję. W miarę możliwości oddzielamy bezpośrednie identyfikatory od zbiorów wykorzystywanych do analityki i prac modelowych.

Żaden system internetowy nie może zagwarantować całkowitego braku ryzyka. W przypadku naruszenia ochrony danych realizujemy obowiązki wynikające z RODO, w tym ocenę ryzyka, dokumentowanie zdarzenia oraz - jeżeli jest to wymagane - zawiadomienie organu nadzorczego i osób, których dane dotyczą.

16. Dane testerów w wynikach Hero A/B

Wyniki udostępniane Klientowi mają co do zasady formę zbiorczą i mogą obejmować odpowiednie informacje demograficzne, statystyki, odpowiedzi na pytania dodatkowe i analizy badawcze. Nie udostępniamy Klientowi bezpośrednich danych identyfikujących testerów, takich jak ich adres e-mail czy dane logowania.

Klient nie powinien próbować identyfikować testerów na podstawie otrzymanych danych ani łączyć wyników z innymi zbiorami w celu ustalenia ich tożsamości, chyba że HeroSwipe wyraźnie udostępni odrębną funkcję i wskaże odpowiednią podstawę prawną.

17. Zmiany Polityki

Możemy aktualizować niniejszą Politykę, gdy zmienia się Panel, sposób przetwarzania danych, zakres integracji, dostawcy, model rozwoju AI/ML lub wymagania prawne. Aktualna wersja wskazuje datę wejścia w życie.

O istotnych zmianach dotyczących aktywnych użytkowników poinformujemy w odpowiedni sposób, np. w Panelu lub e-mailem. Jeżeli nowe przetwarzanie wymaga zgody, poprosimy o nią przed rozpoczęciem takiego przetwarzania.

18. Kontakt

Pytania dotyczące prywatności i realizacji praw: [email protected].

Adres korespondencyjny: HEROSWIPE sp. z o.o., ul. Ignacego Mościckiego 1, 24-110 Puławy, Polska.

HEROSWIPE sp. z o.o. · KRS 0001184316 · NIP 5214126072